Управление документами (автоматизированный документооборот)

Электронные документы создаются «с нуля», на основе готовых шаблонов, копированием (на основе других документов системы), заносятся из почты или из внешней ИТ-системы.
Бумажные документы загружаются со сканера и регистрируются в системе.
В мобильном приложении документы можно создавать непосредственно с камеры смартфона или планшета.
Прозрачный процесс обработки документа: всегда понятно, где документ и в каком он состоянии (статусе).

Регистрация документов осуществляется в строгом соответствии принятой в организации маски рег. номера и классификации документа.
Все учётные в системе документы могут быть отнесены в дела, согласно номенклатуре дел организации.

Система поддерживает механизм версионирования документов.

Маршруты обработки документов могут быть настроены в соответствии с регламентом организации, или же быть произвольными.

Для различных документов можно настроить различные варианты жизненных циклов, а также различные маршруты.

Система поддерживает следующие базовые процессы:

• Согласования документов;

• Утверждения и подписания;

• Рассмотрения;

• Ознакомления с документами;

• Рецензирования;

• Исполнения и контроля исполнения поручений и документов;

• Голосования по вопросам повесток;

• Ручной и автоматической регистрации документов.

Найти документ можно посредством полнотекстового поиска и поиска документа по реквизитам (в карточке документа), поиска по штрих-коду.

Часто используемые поисковые запросы пользователи могут сохранять и использовать многократно.

Результаты поиска можно выгружать в Excel, что часто исключает необходимость настройки новой отчетной формы.
Для быстрого поиска документов при их создании можно использовать хэштеги.

Система обеспечит возможность формирования отчётности по заданным параметрам, а также возможности просмотра сформированных отчётов в Системе, их экспорта (выгрузки) во внешние форматы данных (PDF,XLSX, DOCX, возможны другие форматы), а также возможность вывода на печать.

Система предусматривает конструктор, в котором можно настроить отчётную форму. Выполняется прикладным администратором системы.

Система обеспечивает возможность подписания документов ЭП. Что в свою очередь позволяет выгружать документ из системы для отправки вне нее, или же для передачи документов через оператор ЭДО.

Система позволяет шифровать документы, представляющие коммерческую тайну. Что позволяет размещать и обрабатывать такие документы в СЭД.

Создание поручений по документу или инициативных поручений.
Назначение контролёров и ответственных исполнителей.
Настройка приоритетов и необходимости предоставления отчётов.
Контроль сроков выполнения поставленных задач (оповещение пользователей о сроках исполнения заданий).

Настройка стадий прохождения документов с помощью конструктора согласований без навыков программирования.
Лёгкость в отслеживании статуса документа.

Участие документов в юридически значимом документообороте.
Гарантия неизменности содержания документа.
Сохранение юридической силы документа после истечения срока действия сертификата ЭП.
Конфиденциальность. Настройка прав доступа и шифрование данных со всеми криптопровайдерами.