Мобильная СЭД: новые правила игры
Мобильность играет определяющую роль в современном бизнесе, обеспечивая сотрудникам новый уровень свободы коммуникаций. В стороне от тренда не остаются даже такие тяжеловесные корпоративные ИТ-решения, как системы электронного документооборота (СЭД). Как происходят их «мобилизация», рассказывает исполнительный директор компании «АйДи — Технологии управления» Михаил Егоров.
Из почти
Мобильные устройства предлагают полнофункциональный пользовательский интерфейс, обеспечивают доступ к ключевым данным из любой локации с защитой доступа с помощью простых и удобных авторизаций. Все это позволяет реализовывать любые бизнес-процессы в режиме реального времени буквально с телефоном в руке.
Зачем мобильность СЭД?
Мобильность жизненно важна для cистем управления современным предприятием с разветвленной структурой менеджмента и большим количеством бизнес-процессов, базирующихся на формализованном документальном сопровождении.
На темпы и глубину развития таких систем в направлении «мобилизации» в первую очередь влияют потребности бизнес-среды, запрос со стороны пользователей, а также наличие отвечающих задаче ИТ-платформ, сервисов и приложений. Иными словами, перевод корпоративных систем на рельсы мобильности должен поддерживаться специально разработанной архитектурой.
Еще одна особенность исторического момента: хотя мобильный клиент для СЭД появился не вчера, до недавнего времени такие решения позиционировались в качестве рабочего инструмента руководителя. Сегодня ситуация меняется. Рядовым сотрудникам, как и топ-менеджменту, все чаще необходимо работать с документами «в полях».
Отсюда и рост числа приложений для смартфонов и планшетов в бизнес-практике, который предполагает возможность обмена данными между терминалами пользователей и корпоративными ИТ-системами в любом месте и в любое время.
Требования новизны: особенности СЭД в mobile
1. Главный вызов при создании мобильного интерфейса СЭД — повышенные требования к информационной безопасности.
Аутентификация пользователя, средства защиты канала передачи данных и самих данных — мобильный интерфейс должен решать эти задачи на самом высоком уровне.
Это не так просто: разворачивается неизбежный конфликт между удобством использования решения и требования к защищенности информации, которой оперируют пользователи. Если нет баланса между этими целями — будут страдать либо пользователи, недополучившие функциональности, либо разработчики, которым придется встраивать средства защиты в решение на уровне архитектуры.
Получится громоздкий продукт, неудобный в поддержке и развитии.
2. Необходимость тщательной работы с ТЗ и ожиданиями заказчика от продукта.
Очень часто СЭД и частности мобильное приложение к СЭД рассматривается компаниями как решение сугубо «под себя». Заказчики нередко настаивают на оригинальных дизайнерских решениях и функциональных требованиях, которые в режиме эксплуатации снижают удобство и влияют на производительность.
Подобные конфликты между пожеланиями и практикой удается решать диалогом и наглядной демонстрацией преимуществ проверенных наработок. Также срабатывает итерационный подход к разработке — пошаговое создание определенных частей решения, обкатка на фокус-группе и совместное открытое обсуждение всех «за» и «против».
3. Стремление заказчиков полностью повторить десктопный интерфейс в мобильном приложении.
Обычная история на таких проектах: «сделайте в моем телефоне также, как у меня на компьютере». Однако мобильные устройства работают на своих ОС с рядом особенностей, не позволяющих мгновенно перенести привычный интерфейс.
Современные сотрудники благодаря массе пользовательских приложений знакомы с типичными для мобильных интерфейсов шаблонами и инструментами. Таким образом, использование мобильного интерфейса СЭД будет облегчено для них не потому, что в точности повторяет все особенности десктопной реализации, а потому, что обладает общими для всех современных мобильных интерфейсов принципами.
Использование лаконичных и не перегруженных мобильных интерфейсов также облегчает поддержку, обновления и апгрейды — как собственного функционала, так и адаптацию под новые версии мобильных ОС. В итоге это делает приложение более надежным, устойчивым и масштабируемым.
4. Критическая важность роли UX-специалистов.
Помимо всех перечисленных особенностей мобильных интерфейсов, существует еще один — самый очевидный и определяющий. Это размеры экрана устройства, под которые приходится подстраивать приложение.
По сравнению с десктопом, здесь все иначе — от собственно размеров до соотношения сторон. Сохранить удобство использования и обеспечить максимальную эффективность работы с документами может только качественная проработка UX-дизайна решения.
Необходимо строить приложение от пользователя с акцентом на простоту и удобство. UX-специалист в этих условиях оказывается едва ли ни таким же важным звеном, как руководитель проекта.
Он должен глубоко понимать пожелания конечных пользователей приложения — в конечном итоге никто, кроме них и UX-дизайнера не способен оценить качество продукта на все 100%.
5. Трудности со сбором обратной связи в тестовый период.
Не редко внутренним заказчиком мобильного приложение для СЭД является топ-менеджмент компании. С руководством довольно проблематично создать надежный канал сбора информации о тех или иных проблемах в работе пилотных или ранних версий продукта.
Приходится продумывать задачи мониторинга работы приложения на этапе дизайна таким образом, чтобы встроенные crash reporting-инструменты не сказывались ни на производительности решения, ни на пользовательском комфорте.
6. Вопрос времени
Как правило разработка мобильного приложения до момента запуска занимает от 3 до 6 месяцев. Далее оно, по сути, не останавливается — мобильная среда очень динамична и изменчива, а потому решение придется постоянно «допиливать» под разного рода апгрейды и обновления.
Например, в России вскоре актуальным станет запрос на разработку мобильных интерфейсов под российскую ОС «Аврора», это отдельное перспективное направление на самое непосредственное будущее.
Итоги
По опыту работы мы видим популяризацию мобильного интерфейса СЭД. Так, у одного из заказчиков, использующих нашу систему СЭДО, после внедрения мобильного приложения 50% руководителей, ранее полагавшихся на бумажный документооборот, полностью перешли на работу в приложение.
Сказывается распространение удаленных моделей работы и кооперации с сотрудниками и заказчиками, а также богатство предлагаемого функционала: просмотр, подпись, совместная обработка бумаг, архивация и т.д.
Тренд развивается: идет переориентация рынка разработки мобильных интерфейсов корпоративных приложений с формата планшетов на смартфоны. Кроме того, пользователи отказываются от ксероморфизма — обязательного воспроизведения операций с бумажной документацией в электронном формате.
Для разработчиков это открывает новые возможности для дальнейшей работы в этом направлении.
Подробнее: https://www.crn.ru/news/detail.php?ID=150159